Thuê xe cho doanh nghiệp: Nên chọn hình thức nào?

Nhiều doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng xe thường trực đã chọn thuê xe ngoài dài ngày, chủ yếu là để tránh việc đầu tư một khoản tiền lớn vào xe cộ và để đơn giản hóa các thủ tục hành chính liên quan đến việc quản lý đội xe. Thuê xe cho doanh nghiệp ngày nay cũng có nhiều gói dịch vụ để lựa chọn.

Sau nhiều năm phát triển, dịch vụ cho doanh nghiệp thuê xe ngày càng có nhiều hình thức hướng đến việc tạo sự chủ động tối đa cho khách hàng như khi có đội xe riêng. Mỗi hình thức có những tiện lợi và hạn chế khác nhau.

Thuê xe doanh nghiệp. Bản quyền ảnh thuộc về Aleka.
Thuê xe doanh nghiệp nay có nhiều hình thức hiện đại để lựa chọn. Ảnh: Nguyễn Hoàng Tuệ/Aleka.

Thuê xác xe: Với hình thức này, nhà xe chỉ cho thuê xe và doanh nghiệp tự bố trí người lái. Mỗi tháng một lần xe được giao về cho nhà xe bảo dưỡng, còn lại doanh nghiệp toàn quyền sử dụng xe. Mặc dù vậy, với nhu cầu thuê xe cho doanh nghiệp tương đối lớn, hình thức này thường gây nhiều phiền phức vì khó có thể đưa hết các chi phí sử dụng xe vào chi phí doanh nghiệp. Nếu tiền thuê xe có thể được hạch toán bằng hợp đồng thuê xe và hóa đơn thanh toán do nhà xe cung cấp, thì các khoản chi như lương thưởng cho tài xế đòi hỏi phải có đủ bảng lương, hợp đồng lao động mới có thể kê khai được. Đó là chưa kể để hạch toán được triệt để, hàng tháng bộ phận kế toán còn phải thu thập và xử lý từng hóa đơn đổ xăng, rửa xe, v.v.

Thuê xe có tài: Để đơn giản thủ tục hơn, nhiều doanh nghiệp chọn cách thuê cả xe và tài xế. Với hình thức này, bộ phận kế toán chỉ cần hợp đồng và hóa đơn dịch vụ của nhà xe là có thể hạch toán được tiền thuê xe cho doanh nghiệp, kể cả các khoản chi cho tài xế, vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Dù phải bảo đảm giờ làm việc cho tài xế theo khung giờ đã thỏa thuận với nhà xe, doanh nghiệp vẫn hoàn toàn có thể tự túc tiền xăng xe và được chủ động sử dụng xe đi bất cứ đâu. Tuy nhiên, những tờ hóa đơn đổ xăng, rửa xe, phiếu đậu xe vẫn khiến bộ phận hành chính – kế toán phải mất kha khá công sức để thu thập và đối chiếu với lịch chạy xe, trước khi có thể đưa khoản phí này vào chi phí doanh nghiệp.

Thuê xe trọn gói: Với dịch vụ này, ngoài việc được cung cấp xe và tài xế, doanh nghiệp được bao sử dụng xe đi bất cứ đâu trong khung 100 km và 10 tiếng mỗi ngày, ngoài khung thì phụ phí sẽ được tính thêm. Hàng tháng, kế toán chỉ cần nhận báo cáo từ nhà xe, rà soát phụ phí và thanh toán, rồi lấy hóa đơn về là có thể nhanh chóng hoàn tất thủ tục kê khai chi phí doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu nhu cầu sử dụng xe không ổn định, việc vẫn phải trả tiền thuê xe trong khi không đi hết 100km và 10 giờ mỗi ngày là một thiệt thòi. Bên cạnh đó, việc chưa ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào quản lý vẫn khiến nhân viên phụ trách phải theo dõi phát sinh trong việc thuê xe cho doanh nghiệp một cách rất thủ công.

Giải pháp toàn diện: Đây là một cách thuê xe cho doanh nghiệp hoàn toàn mới do Aleka phát triển, tạo điều kiện thuê xe có tài với mức chi phí sát với thực tế dùng xe hơn, đi tới đâu trả tiền tới đó. Giải pháp mới còn trang bị cho nhân viên phụ trách xe một ứng dụng để có thể đặt xe từ nhiều nhà xe nhưng theo dõi và quản lý các xe này trên cùng một nền tảng. Điều này giúp doanh nghiệp đơn giản hóa được việc thuê xe và đặc biệt là có thể giúp doanh nghiệp bố trí được xe cho lãnh đạo và nhân viên sử dụng khi đến bất cứ nơi đâu công tác. Thuê nhiều loại xe từ nhiều nhà xe ở nhiều địa phương, nhưng doanh nghiệp chỉ phải thực hiện các thủ tục hết sức đơn giản và đồng bộ để hoàn tất thủ tục thanh toán bằng cách theo dõi các thống kê sử dụng được báo cáo tự động trên ứng dụng rồi thanh toán cho Aleka và nhận một hóa đơn duy nhất để kê khai chi phí doanh nghiệp.    

Xem thêm: Giải pháp thuê xe cho doanh nghiệp của Aleka